Google Workspace è una suite potente e versatile per la gestione delle comunicazioni e della produttività aziendale. Tra le sue numerose funzionalità, la creazione di gruppi email è una delle più utili per ottimizzare la comunicazione interna del tuo team. In questo secondo articolo della serie "Tips & Tricks", ti guideremo attraverso i semplici passi per creare un gruppo email con Google Workspace e sfruttare al massimo il tuo abbonamento.
Se ti sei perso il nostro primo articolo su come creare i record DMARC e DKIM corri a leggerlo. Lo trovi qui.

Prima di spiegarti come configurare i gruppi vogliamo farti capire l'enorme potenzialità della funzione.
I gruppi di Google Workspace sono uno strumento versatile che consente di organizzare utenti e comunicazioni in modo efficiente all'interno di un'azienda. 
Ecco tre esempi pratici di come una piccola o media impresa può utilizzarli:

Gestione dei reparti con Gruppi Email

Creare gruppi di email dedicati ai vari reparti aziendali (es. vendite@azienda.com, supporto@azienda.com) facilita la comunicazione e la gestione delle email. Ogni membro del reparto può ricevere le comunicazioni inviate al gruppo, e si può rispondere dal proprio indirizzo personale mantenendo traccia di tutte le risposte.

• Maggiore trasparenza nelle comunicazioni interne ed esterne.
• Facile monitoraggio delle attività del team tramite l’accesso condiviso alle email.
• Riduzione del rischio di perdita di informazioni se un membro del team lascia l'azienda.

Controllo degli accessi ai documenti e alle risorse

I gruppi possono essere utilizzati per assegnare permessi di accesso a documenti, fogli di calcolo o risorse specifiche. Ad esempio, puoi creare un gruppo marketing@azienda.com e concedergli l'accesso a una cartella Google Drive con tutto il materiale riservato al marketing.

• Assegnazione centralizzata e semplice di permessi, evitando di gestirli singolarmente per ogni utente.
• Modifica automatica degli accessi quando si aggiungono o rimuovono utenti dal gruppo.
• Maggiore sicurezza e controllo sull'accesso alle informazioni sensibili.

Pianificazione e gestione delle riunioni

Puoi creare gruppi per specifici progetti o per i membri che partecipano regolarmente a riunioni. Aggiungendo il gruppo al calendario come invitato, tutti i membri riceveranno l'invito e potranno accettare o declinare la partecipazione. Inoltre, il gruppo può essere utilizzato per comunicazioni rapide pre e post-riunione.

• Inviti automatici per tutti i partecipanti con una sola azione.
• Meno possibilità di errori o dimenticanze nell'invitare persone a riunioni ricorrenti.
• Possibilità di centralizzare le comunicazioni e le note relative agli incontri.

Come configurare i Gruppi Email

Accedi a Google Admin 
Per iniziare, accedi al tuo account Google Workspace e vai alla Console di Amministrazione. Questa è la tua piattaforma centrale per gestire le impostazioni del dominio e le configurazioni dell’account. Una volta all'interno, sarai in grado di accedere a tutte le opzioni per la gestione dei gruppi email.

Crea e configura il Gruppo nella console di amministrazione.
Individua e seleziona la sezione "Gruppi". Qui, clicca su "Crea Gruppo" per avviare il processo. Ti verrà chiesto di inserire alcune informazioni essenziali:

• Nome del gruppo: scegli un nome descrittivo che rappresenti chiaramente il gruppo e il suo scopo.
• Indirizzo Email del gruppo: definisci un indirizzo email che i membri del gruppo utilizzeranno per le comunicazioni.
• Descrizione: fornisci una breve descrizione del gruppo e dei suoi obiettivi.

Successivamente, personalizza le impostazioni del gruppo. Decidi chi può visualizzare le comunicazioni, quali membri possono inviare messaggi e come gestire l'adesione. Queste impostazioni ti permetteranno di controllare l’accesso e l’utilizzo del gruppo in base alle esigenze del tuo team.

Aggiungi membri 
Una volta configurato il gruppo, è il momento di aggiungere i membri. Puoi farlo manualmente inserendo gli indirizzi email dei partecipanti o importando una lista di contatti se hai molti membri da aggiungere. I membri del gruppo riceveranno un'email di notifica e potranno iniziare a utilizzare il nuovo indirizzo email di gruppo per le comunicazioni.

Creare un gruppo email con Google Workspace è un ottimo modo per migliorare la comunicazione e la collaborazione all’interno del tuo team. Con pochi semplici passi, puoi gestire meglio le comunicazioni, mantenere tutti aggiornati e semplificare le attività quotidiane.